Modalità check-in
- Impostazione di una modalità di check-in predefinita
- Orari check-in e check-out personalizzabili per alloggio
- Più coerenza tra policy e comunicazioni al cliente
Front office & compliance
Check-in, saldo, POS e adempimenti: dove il PMS deve essere affidabile ogni giorno
Le funzioni dedicate a front office e compliance riguardano i passaggi sensibili: web check-in, raccolta dati coerente, saldo guidato, connessione POS e invio automatico alla Polizia di Stato.
Check-in e accoglienza
Dal pre-arrivo all’arrivo in struttura
Web check-in
- Possibilità di abilitare o meno modifiche agli ospiti
- Dati richiesti allineati al PMS per ridurre tempi in reception
- Limitazioni su alcuni campi per clienti già noti alla struttura
Gestione ospiti
- Dati coerenti per soggiorno e compliance
- Maggiore continuità tra prenotazione e front desk
- Meno reinserimenti manuali in fase di arrivo
Messaggi e verifiche
- Le prenotazioni con messaggi possono essere marcate “da verificare”
- Il team intercetta più facilmente casi da gestire con attenzione
- Più controllo prima del check-in effettivo
Saldo e pagamenti
Un incasso con meno ambiguità
Il saldo separa l’incasso dalla registrazione fiscale: il processo è più leggibile e si sbaglia meno nei momenti di pressione.
Incassa totale
Primo passaggio dedicato all’incasso, con comportamento diverso a seconda del metodo di pagamento selezionato.
Ricevuta o fattura
Secondo passaggio per completare la registrazione documentale con maggiore chiarezza operativa.
Controlli anti errore
Gestione del doppio click involontario e flussi più guidati per evitare errori ripetuti in backoffice.
POS e collegamenti
Pagamenti più rapidi, dialogando direttamente con i terminali compatibili
Akai prevede l’interfacciamento con POS compatibili Nexi/Ingenico, così da poter inviare l’importo direttamente al terminale in fase di saldo.
Connessione dal PMS
Invio diretto della cifra al POS senza richiedere input manuali lato operatore sul terminale.
Fallback operativo
Resta disponibile l’opzione per non inviare il comando al POS, utile in casi eccezionali o di troubleshooting.
Maggiore fluidità
Un passaggio meno manuale significa meno possibilità di errore nei saldi e una migliore esperienza di front desk.
Compliance
Automazione degli adempimenti verso Polizia di Stato
La sincronizzazione con il portale alloggiati è una delle funzioni più sensibili, per ragioni operative e normative.
Esigenza tipica
Come risponde Akai
Invio dati alloggiati
Abilitazione sincronizzazione PS con credenziali, WS key e test preliminare.
Riduzione errori
Il sistema esegue un test prima dell’invio reale e notifica eventuali errori.
Storico delle operazioni
Consultazione di test e invii reali dallo storico dedicato.
Gestione multi struttura
Configurazione prevista anche per scenari multi-property.
Perché conta
Un PMS convince quando alleggerisce i passaggi più delicati del soggiorno
Check-in, saldo, documenti e compliance non sono funzioni “di contorno”: sono il punto in cui il software viene giudicato dal team ogni giorno. Se qui funziona bene, il team se ne accorge subito.
Meno attese
Web check-in e raccolta dati coerente velocizzano accoglienza e permanenza.
Meno errori
Saldo guidato, POS collegato e controlli sul doppio click riducono errori ripetuti.
Più serenità normativa
L’invio automatico alla Polizia di Stato dà più sicurezza operativa.
Prossimo passo
Vediamolo sulla tua struttura
Ti mostriamo check-in, saldo, POS e invio alla Polizia di Stato sui tuoi flussi.